Политика конфиденциальности и обработки персональных данных сервиса Vox Clinic

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности и обработки персональных данных (далее — «Политика») составлена в соответствии с требованиями пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон о персональных данных») и определяет политику Общества с ограниченной ответственностью «КОД9» (ОГРН 1245000035785, ИНН 5050163338) (далее — «Компания») в отношении обработки персональных данных, порядок и условия такой обработки при использовании мобильного приложения, веб-приложения и веб-сайта Vox Clinic (далее совместно — «Сервис»).

1.2. Политика применяется ко всем персональным данным, которые Компания обрабатывает в связи с функционированием Сервиса, независимо от того, в каком формате и с помощью каких технических средств такая обработка осуществляется, за исключением случаев, прямо указанных в настоящей Политике.

1.3. Настоящая Политика раскрывает субъекту персональных данных информацию об условиях обработки его персональных данных. Согласие на обработку персональных данных предоставляется субъектом отдельным активным действием в порядке, предусмотренном Пользовательским соглашением либо соответствующей формой на веб-сайте, и не считается предоставленным лишь в силу факта использования Сервиса или посещения сайта.

1.4. Настоящая Политика является неотъемлемой частью Пользовательского соглашения сервиса Vox Clinic и подлежит применению совместно с ним.

2. Термины и определения

2.1. Для целей настоящей Политики используются термины в значении, определённом Пользовательским соглашением, а также следующие термины:

2.1.1. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.1.2. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.1.3. «Оператор» — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2.1.4. «Пользователь» — физическое лицо, обладающее статусом индивидуального предпринимателя и действующей лицензией на осуществление медицинской деятельности, зарегистрированное в Сервисе.

2.1.5. «Пациент» — физическое лицо, обратившееся к Пользователю за оказанием медицинской помощи, персональные данные которого содержатся в Материалах, создаваемых Пользователем через Сервис.

2.1.6. «Посетитель Сайта» — физическое лицо, оставившее свои контактные данные посредством формы обратной связи на веб-сайте-лендинге Vox Clinic.

3. Роль Компании в отношении разных категорий персональных данных

3.1. Компания обрабатывает персональные данные разных субъектов в разных качествах, что определяет разный объём её ответственности и разный правовой режим обработки:

3.1.1. в отношении персональных данных Пользователя (номер телефона, голос Пользователя в составе Материала, данные об использовании Сервиса) Компания выступает самостоятельным Оператором персональных данных;

3.1.2. в отношении персональных данных Посетителя Сайта, оставленных через форму обратной связи на лендинге, Компания выступает самостоятельным Оператором персональных данных;

3.1.3. в отношении персональных данных Пациента, содержащихся в Материалах, Оператором персональных данных является Пользователь как лицо, самостоятельно определяющее цели сбора таких данных и получающее необходимые согласия Пациента; Компания в этой части выступает лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению Пользователя (обработчиком) в порядке, предусмотренном частью 3 статьи 6 Закона о персональных данных и разделом 7 Пользовательского соглашения.

3.2. Настоящая Политика регулирует обработку Компанией персональных данных, указанных в пунктах 3.1.1 и 3.1.2, а также порядок обработки Компанией персональных данных Пациентов в качестве обработчика в объёме, необходимом для информирования субъектов о таком обработчике.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Компания обрабатывает персональные данные на следующих правовых основаниях:

4.1.1. согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (пункт 1 части 1 статьи 6 Закона о персональных данных) — в отношении персональных данных Пользователя и Посетителя Сайта;

4.1.2. необходимость исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных (пункт 5 части 1 статьи 6 Закона о персональных данных) — в отношении обработки, необходимой для предоставления функциональности Сервиса Пользователю;

4.1.3. поручение Пользователя как Оператора персональных данных Пациентов, оформленное разделом 7 Пользовательского соглашения (часть 3 статьи 6 Закона о персональных данных), — в отношении обработки персональных данных Пациентов, включая данные специальной категории о состоянии здоровья, если такие данные присутствуют в содержании Материала.

4.2. Компания не запрашивает и не собирает персональные данные Пациентов напрямую и не вступает с Пациентами в прямые правоотношениz.

5. Состав и цели обработки персональных данных

5.1. Персональные данные Пользователя

5.1.1. При регистрации и использовании Сервиса Компания обрабатывает следующие персональные данные Пользователя: номер мобильного телефона; данные об используемом устройстве и сессиях (технические идентификаторы, IP-адрес, данные о версии приложения и операционной системы); голос Пользователя, зафиксированный в аудиозаписи Материала; сведения о статусе лицензии, предоставленные Пользователем в порядке пункта 4.2 Пользовательского соглашения; сведения об использовании функциональности Сервиса (история сессий, статистика использования).

5.1.2. Цели обработки: регистрация и идентификация Пользователя в Сервисе; предоставление функциональности Сервиса (запись, транскрибирование, формирование отчётов об оценке коммуникативных навыков); обеспечение технической поддержки; обеспечение безопасности и предотвращение мошеннических действий; направление сервисных уведомлений, связанных с функционированием Сервиса; исполнение требований законодательства Российской Федерации.

5.2. Персональные данные Посетителя Сайта

5.2.1. При заполнении формы обратной связи на веб-сайте Компания обрабатывает: имя, номер телефона и (или) адрес электронной почты, а также иные данные, добровольно указанные Посетителем Сайта в свободном поле формы.

5.2.2. Цели обработки: обработка обращения и предоставление запрошенной информации о Сервисе; при наличии отдельного согласия, предусмотренного ст/ 15 Федерального закона «О рекламе», — направление информационных и рекламных материалов о Сервисе.

5.3. Персональные данные Пациента

5.3.1. В составе Материалов, создаваемых Пользователем, могут содержаться голос Пациента и сведения о состоянии его здоровья, ставшие известными в ходе консультации, включая сведения, относящиеся к специальной категории персональных данных (пункт 1 статьи 10 Закона о персональных данных) и составляющие врачебную тайну (статья 13 Федерального закона № 323-ФЗ).

5.3.2. Компания обрабатывает такие данные исключительно в объёме, необходимом для предоставления Пользователю функциональности Сервиса (формирование транскрипта и отчёта об оценке коммуникативных навыков Пользователя), не использует их в иных целях и не предпринимает действий по идентификации Пациента, не связанных с исполнением поручения Пользователя.

6. Порядок и условия обработки персональных данных

6.1. Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации, в том числе с применением технологий машинного обучения для распознавания речи и формирования аналитических отчётов, а также без использования средств автоматизации в объёме, необходимом для рассмотрения обращений субъектов персональных данных.

6.2. Обработка персональных данных осуществляется на территории Российской Федерации с использованием баз данных, расположенных на территории Российской Федерации, в соответствии с частью 5 статьи 18 Закона о персональных данных.

6.3. Компания вправе привлекать к обработке персональных данных третьих лиц (субобработчиков), включая поставщиков облачной инфраструктуры и иных технических сервисов, необходимых для функционирования Сервиса. Актуальный перечень категорий субобработчиков и целей их привлечения раскрывается в разделе 8 настоящей Политики.

6.4. Компания не осуществляет обработку персональных данных Материалов в целях обучения либо дообучения моделей машинного обучения без получения отдельного, специально и явно предоставленного согласия соответствующего Пользователя, предусмотренного пунктом 6.3 Пользовательского соглашения. При отсутствии такого согласия содержание Материалов не включается в обучающие выборки моделей.

7. Автоматизированное принятие решений

7.1. Сервис осуществляет автоматизированную обработку голосовых данных (распознавание речи, формирование транскрипта, автоматизированный анализ коммуникативного поведения) без принятия решений, порождающих юридические последствия для субъекта персональных данных или иным образом существенно затрагивающих его права и законные интересы, в значении статьи 16 Закона о персональных данных.

7.2. Результаты автоматизированной обработки (транскрипт, отчёт об оценке коммуникативных навыков) носят вспомогательный, информационный характер, не являются медицинским заключением или диагнозом и не могут использоваться в качестве единственного основания для принятия решений в отношении Пациента.

8. Трансграничная передача персональных данных и использование сторонних сервисов

8.1. Функционирование отдельных компонентов Сервиса (в частности, доставка push-уведомлений, аналитика сбоев приложения, обработка платежей после введения платной версии) может предполагать использование программных модулей (SDK) третьих лиц, разработчики которых могут располагаться за пределами территории Российской Федерации.

8.2. В случае использования таких модулей Компания раскрывает соответствующим субъектам персональных данных перечень стран, на территорию которых может осуществляться трансграничная передача, категории передаваемых данных и цели передачи — до начала соответствующей передачи, с соблюдением требований статьи 12 Закона о персональных данных, включая, если применимо, уведомление Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) в порядке, установленном частью 3 статьи 12 Закона о персональных данных.

8.3. Трансграничная передача персональных данных специальной категории (в том числе сведений о состоянии здоровья Пациентов) в страны, не обеспечивающие адекватной защиты прав субъектов персональных данных, не осуществляется без отдельного письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 12 Закона о персональных данных.

8.4. Компания предпринимает разумные усилия по минимизации состава персональных данных, передаваемых сторонним сервисам, и по выбору сторонних сервисов, обеспечивающих хранение и обработку данных на территории Российской Федерации, там, где это технически осуществимо.

9. Сроки хранения и порядок уничтожения персональных данных

9.1. Персональные данные Пользователя обрабатываются в течение всего срока действия Пользовательского соглашения и в течение 3 (трёх) лет после его прекращения — в целях исполнения требований законодательства Российской Федерации и защиты интересов Компании при разрешении споров.

9.2. Материалы (аудиозаписи, транскрипты, отчёты), содержащие персональные данные Пользователя и Пациента, не хранятся после удаления Пользователем через функциональность Сервиса.

9.3. Персональные данные Посетителя Сайта, оставленные через форму обратной связи, хранятся в течение 1 (одного) года с момента получения обращения либо до отзыва согласия.

9.4. По достижении целей обработки, истечении срока хранения либо при отзыве согласия субъекта персональных данных, а также при удалении учётной записи Пользователем через функциональность «Удалить аккаунт», соответствующие персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней, за исключением случаев, когда законодательство Российской Федерации требует их дальнейшего хранения (в частности, для целей налогового и бухгалтерского учёта либо разрешения споров).

9.5. Уничтожение персональных данных, хранящихся в резервных копиях, осуществляется в сроки, соответствующие регламенту ротации резервных копий Компании, но не позднее 90 (девяноста) дней с момента уничтожения данных в основной базе.

10. Права субъекта персональных данных

10.1. Субъект персональных данных вправе в соответствии с главой 3 Закона о персональных данных:

10.1.1. получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, включая сведения, предусмотренные частью 7 статьи 14 Закона о персональных данных;

10.1.2. требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

10.1.3. отозвать согласие на обработку персональных данных;

10.1.4. обжаловать действия или бездействие Компании в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) либо в судебном порядке;

10.1.5. на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

10.2. Запрос субъекта персональных данных направляется по контактным данным, указанным в разделе 13 настоящей Политики, и подлежит рассмотрению Компанией в срок, не превышающий 10 (десяти) рабочих дней с момента получения, если иной срок не установлен Законом о персональных данных.

10.3. Отзыв согласия на обработку персональных данных Пользователем, сопровождаемый удалением учётной записи, влечёт прекращение предоставления Пользователю функциональности Сервиса, поскольку дальнейшее исполнение Пользовательского соглашения без обработки соответствующих персональных данных невозможно.

11. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

11.1. Компания принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в соответствии со ст. 19 Закона о персональных данных и требованиями, установленными Правительством Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности.

11.2. К числу применяемых мер относятся, в частности: назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных; определение угроз безопасности персональных данных и модели нарушителя; применение средств шифрования при хранении и передаче персональных данных; разграничение прав доступа работников Компании к персональным данным в зависимости от их должностных обязанностей; ведение журналов доступа к персональным данным Пациентов; регулярная оценка эффективности принимаемых мер защиты.

11.3. При выявлении инцидента, повлёкшего неправомерный доступ к персональным данным, Компания уведомляет об этом Роскомнадзор в сроки и в порядке, установленные статьёй 21 Закона о персональных данных, а также информирует затронутых Пользователей в разумный срок.

12. Файлы cookie и аналогичные технологии

12.1. При посещении веб-сайта-лендинга Vox Clinic Компания использует файлы cookie и аналогичные технологии в целях обеспечения функционирования сайта, анализа посещаемости и улучшения пользовательского опыта.

12.2. При первом посещении сайта Посетителю Сайта отображается уведомление об использовании файлов cookie с возможностью настроить их использование либо отказаться от использования отдельных категорий файлов cookie, за исключением технически необходимых файлов, без которых функционирование сайта невозможно.

12.3. Посетитель Сайта вправе в любой момент отключить использование файлов cookie в настройках своего браузера, что может повлиять на отдельные функции сайта.

13. Контактная информация

13.1. По вопросам, связанным с обработкой персональных данных, реализацией прав субъекта персональных данных, а также по иным вопросам настоящей Политики следует обращаться по адресу электронной почты: hello@code9.studio

13.2. Компания включена в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, ведение которого осуществляется Роскомнадзором в соответствии со статьёй 22 Закона о персональных данных 77-24-166324 от 28.11.2024.

14. Заключительные положения

14.1. Компания вправе вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения в Сервисе, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

14.2. Действующая редакция Политики постоянно доступна в Сервисе и на веб-сайте Vox Clinic. Архив предыдущих редакций доступен по запросу субъекта персональных данных.

14.3. Дата вступления в силу настоящей редакции: 09.10.2026.